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Come comportarsi a una riunione di lavoro

Se avete iniziato a lavorare da poco o siete persone timide e che non amano parlare in pubblico, la fatidica riunione di lavoro è di sicuro uno dei momenti più difficili da affrontare in ufficio. Soprattutto quando c'è da discutere qualcosa di importante o - peggio - se le cose in azienda non vanno tanto bene e bisogna difendere se stessi e il proprio operato. Ecco allora una serie di consigli pratici su come comportarsi a una riunione di lavoro non solo per uscirne indenni ma anche, e soprattutto, per fare bella figura.

Riunione di lavoro: la preparazione è tutto

A meno che non si tratti di una convocazione estemporanea e con effetto immediato, le riunioni di lavoro sono programmate di solito con un certo anticipo oppure si tengono in giorni della settimana prestabiliti. Un grosso vantaggio tanto per chi è alle prime armi che per i più timidi, perché permette sia di entrare nello spirito adatto per affrontarle (che non significa andare in ansia) che di preparare adeguatamente l'argomento del giorno e/o un eventuale intervento. Uno degli aspetti da curare con maggiore attenzione su come prepararsi e comportarsi a una riunione di lavoro è infatti proprio quello relativo all'approccio e alla pianificazione.

Per prima cosa, dunque, documentatevi sull'ordine del giorno: se è la vostra prima assoluta potete chiedere a un collega fidato come si svolgono di solito gli incontri, che materiale è necessario preparare, quale documentazione è richiesta e se ci sono particolari aspetti formali da rispettare. Una volta acquisite queste informazioni o se siete già addentro ai meccanismi dell'ufficio, il passo seguente è quello di preparare un vostro dossier accurato, completo e ordinato, che vi permetta di seguire la discussione ed eventualmente intervenire con osservazioni mirate e/o pertinenti.

Se è anche previsto che facciate un intervento, predisponete un ulteriore fascicolo - costruito secondo una scaletta precisa, che vi possa soccorrere anche in caso di amnesie temporanee - e una serie di diapositive da proiettare come supporto mentre parlate e prima di iniziare distribuite delle copie del vostro contributo perché tutti possano appuntare eventuali domande e conservare una traccia di quanto discusso. Una preparazione di questo tipo scongiura anche il problema dell'ansia e della timidezza: se sapete di che cosa si sta parlando e se siete preparati a vostra volta (con tanto di fascicolo promemoria) non c'è domanda che possa mettervi in difficoltà o in imbarazzo.

Controllare le emozioni, la chiave vincente

Certo, in una riunione tutto può scorrere sui binari della professionalità e filare via liscio, oppure può capitare che gli animi si scaldino e che nervoso e aggressività dei partecipanti si scarichino su di voi. Che fare allora? Una regola da non dimenticare mai tra quelle su come comportarsi a una riunione di lavoro è di controllare le emozioni e non cedere alle provocazioni. Tutt'altro che facile, d'accordo, ma assolutamente da rispettare per evitare di diventare un bersaglio ed essere rispettati in futuro. In pratica: fate buon viso a cattivo gioco una volta e vedrete che (quasi) sicuramente la volta successiva nessuno proverà ad attaccare briga con voi. Quindi:

  • se siete aggrediti verbalmente - non rispondete con uguale aggressività o, peggio, non scoppiate a piangere. Respirate e chiedete al vostro interlocutore: "perché ti comporti così con me? Non ti sembra di esagerare?". Cercate di riportare il confronto su canoni civili, smorzate i toni e soprattutto non alzate mai la voce. Vedendovi così calmi (almeno apparentemente) il vostro aggressore si renderà conto del suo comportamento e scenderà a più miti consigli;
  • se siete sopraffatti dalla paura - bevete un po' d'acqua e concentratevi su quello che state per dire. Vi sembra di avere dimenticato tutto? Non è vero e comunque avete il vostro fascicolo salva-vuoti di memoria a portata di mano. Dopo un po' che parlate vi accorgerete che la paura è scomparsa e che voi avete il pieno controllo della situazione. Anche in caso di domande. (Ecco perché la preparazione è fondamentale);
  • se siete sgridati pubblicamente per un vostro errore e/o mancanza - non recriminate e non negate l'evidenza, ma sottolineate come avete già risolto il problema o come state pensando di fare. Sbagliare è umano, dimostrare di avere una soluzione pronta divino. E il capo lo sa.

Last but not least: il galateo

La riunione di lavoro è un appuntamento importante per i vostri capi e/o l'azienda, per cui anche se sono fatte di continuo e si ripetono sempre le stesse cose, voi dovete comunque mantenere un comportamento professionalmente impeccabile. Quindi quando è in programma vestitevi in modo particolarmente curato e/o elegante (a maggior ragione se sono in visita super manager, clienti e/o fornitori importanti), quando entrate nella sala salutate tutti e presentatevi a chi non conoscete, sedete composti, ascoltate con attenzione (o almeno fate finta), non interrompete chi sta parlando e chiedete eventualmente di intervenire quando finisce, non continuate a bere, scartare caramelle e masticare chewing-gum, non sgranocchiate snack e ricordatevi di spegnere il cellulare. Se proprio dovete tenerlo acceso, spiegate che è per questioni di lavoro e nel caso in cui suonasse allontanatevi e non disturbate tutti parlando. Osservando queste semplici regole, come comportarsi a una riunione di lavoro per voi sarà un gioco da ragazzi.

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