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Come organizzare una postazione di lavoro

La vostra scrivania è ordinata? O più importante ancora: è disposta in modo razionale? Secondo diversi studi, infatti, la sistemazione del desk è fondamentale oltre che per svolgere efficientemente le attività quotidiane anche per dare una buona impressione di sè ai superiori, guadagnandosi un posto in pole position per una promozione. Ecco allora una breve guida su come organizzare una postazione di lavoro.

10 regole per una postazione di lavoro perfetta

Secondo il Wall Street Journal, ogni anno ciascun impiegato 'perde' 6 settimane nella ricerca di documenti e fascicoli disseminati nel caos della propria scrivania: più tempo di quanto trascorre in vacanza. Per ovviare a questo problema, allora, il magazine online New Life Office e la career expert Heather R. Huhman propongono alcuni semplici regole su come organizzare una postazione di lavoro in maniera efficiente.

La prima cosa da fare è svuotare la scrivania di tutto, a eccezione del computer e del telefono. Con il campo sgombro, il passo successivo consiste nel fare un elenco delle cose che si possiedono e di quelle che realmente servono. Un piano di lavoro con il minimo indispensabile, cassetti e raccoglitori con poche cose e ordinate rappresentano infatti il presupposto imprescindibile per svolgere bene le attività quotidiane.

A questo punto, il terzo passaggio prevede di buttare il superfluo: via penne, matite e in generale tutta la cancelleria che non si usa (se si tratta di cose nuove, anziché cestinarle va bene 'archiviarle' nell'apposito spazio presente di solito in tutti gli uffici) e via anche eventuali documenti dei quali basta conservare una copia elettronica in formato Pdf.

Con il materiale ridotto drasticamente, il quarto step consiste nel riorganizzare i propri possedimenti mettendo biro e via dicendo in un bicchiere o in una tazza portapenne, suddividendo la 'carta' in base alle proprie caratteristiche nelle vaschette e nei faldoni e raccogliendo chiavi, cellulare e oggetti personali in un'apposita scatola o in uno svuotatasche. Il successivo punto cinque prevede di sistemare in modo logico e funzionale il piano della scrivania, disponendo telefono, computer, cancellaria e archivio cartaceo in modo che siano a portata di mano (destra o sinistra, a seconda che si sia destrorsi o mancini).

Secondo la regola numero sei dell'elenco, quindi, bisogna far sparire dalla vista tutti gli aggeggi elettronici come la colonna del computer (se si usa un fisso), il router, il modem ecc. e, di conseguenza, per il passo sette è necessario mettere a posto i fili, raccogliendoli in appositi passacavi.

Lo step otto consiste quindi nel procurarsi un quaderno - non un blocco post it - dove segnare eventuali annotazioni volanti, da riportare poi ogni giorno in modo razionale nell'agenda vera e propria, che può essere tanto cartacea che elettronica (punto nove). Infine, il passaggio numero dieci prevede di fare ordine prima di tornare a casa, in modo di avere la postazione di lavoro pronta per la giornata successiva.

I vantaggi di una postazione di lavoro organizzata

Ma è davvero necessario sapere come organizzare una postazione di lavoro? Secondo Heather R. Huhman decisamente sì. Come riporta nella sua rubrica su US News, infatti, oggetti e materiali in eccesso non solo riducono la produttività, ma soprattutto spingono i datori di lavoro e i superiori a pensare che i proprietari di quelle scrivanie sono disordinati, disorganizzati e, in definitiva, non meritano una promozione. Un sondaggio di CareerBuilder su più di 2.000 responsabili delle assunzioni e oltre 4.000 lavoratori ha infatti evidenziato che il 28% dei boss decide un avanzamento di carriera anche sulla base di come è organizzata la postazione di lavoro...

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